Come fai le domande nel tuo RSVP, sia esso in formula cartacea o digitale, può influire su quanto presto otterrai le risposte.
Per iniziare, ecco alcune cose da tenere a mente quando si tratta di moduli RSVP.
Se vuoi rendere il processo di risposta il più semplice possibile per i tuoi invitati, considera di inviare RSVP sia cartacei che digitali, per dare ai tuoi invitati l’opzione di rispondere nel modo con cui si sentono più a proprio agio.
Con gli inviti cartacei tradizionali, assicurati che abbiano già scritto il tuo indirizzo e che ci sia già su un francobollo: I tuoi invitati dovranno quindi solamente compilare la cartolina e spedirla, senza dover acquistare francobolli o dover cercare il tuo indirizzo in rubrica!
Ricorda: Qualsiasi passaggio “extra” che i tuoi ospiti devono compiere, probabilmente comporterà solo ulteriori ritardi, quindi… facilitiamogli la vita!
Se intendi utilizzare i buon vecchi RSVP cartacei, è anche buona norma includere il tuo indirizzo email e il link al sito web del tuo matrimonio, se ne hai uno.
Offrire più opzioni ai tuoi invitati su come rispondere può solo aiutarti a ottenere risposte più rapide!
La combinazione delle risposte inviate digitalmente con un tool di gestione degli invitati può essere davvero utile.
Tutti i siti web de Il Grande Giorno sono collegati ad un foglio di Google personalizzato, con una colonna dedicata a ciascuna domanda del tuo RSVP che si compila in automatico quando gli invitati rispondono.
Ci sono davvero solo due cose che un RSVP deve avere: La data termine per le risposte e un’opzione in cui gli invitati possono indicare se intendono partecipare o no.
Se stai permettendo agli ospiti single di portare un ospite aggiuntivo, è essenziale includere una casella affinché possano indicarlo.
Solitamente raccomandiamo di aggiungere altre domande, ma se il tuo obiettivo principale è mantenere il modulo il più semplice possibile, puoi limitarti a queste due o tre cose.
In ogni caso, vuoi assicurarti il tuo RSVP sia facile da leggere e capire: Non vuoi che i tuoi cari segnino accidentalmente “non parteciperò” a causa di un design poco chiaro!
Per quanto riguarda la scadenza per gli RSVP, ti consigliamo di stabilire il termine per l’invio delle risposte almeno due settimane prima di quando dovrai saldare i conti con la tua Wedding Planner o con i tuoi fornitori.
Facendo così, avrai il tempo di contattare gli invitati che hanno dimenticato di rispondere e di verificare e rivedere il tuo conteggio finale degli ospiti.
Non vorrai finire in una situazione di panico all’ultimo minuto perché tuo cugino ha dimenticato di rispondere ed è in vacanza la settimana in cui hai bisogno di avere la tua lista definitiva degli invitati!
I RSVP digitali rendono particolarmente facile fare tutte le domande che reputate importanti.
Partendo dal fatto che non puoi inviare ai tuoi ospiti un questionario che richiede loro 15 minuti per compilarlo, puoi comunque aggiungere domane essenziali per una buona organizzazione della cerimonia e del ricevimento.
Se hai davvero bisogno di includere molte domande, rendine il più possibile a scelta multipla.
Puoi usare il tuo RSVP digitale come modo per ottenere l’indirizzo di tutti i tuoi invitati per poter inviare anche le partecipazioni cartacee o per inviare biglietti di ringraziamento cartacei dopo il matrimonio.
Può essere una buona idea avere il numero di telefono dei tuoi ospiti (uno per “nucleo famigliare” basta e avanza) per poterli contattare in caso di cambiamenti dell’ultimo minuto.
È un’ottima idea includere questa domanda per meglio accontentare gli ospiti durante i pasti e poter avvisare il catering per tempo.
Puoi chiedere ai tuoi ospiti se hanno bisogno di aiuto per trovare un hotel. Se molti ospiti viaggiano per il tuo matrimonio, è un bel gesto fornire alloggi (se il tuo budget lo permette) o almeno dare suggerimenti per buoni posti dove soggiornare vicino al luogo dell’evento.
Se hai organizzato un servizio navetta dall’aeroporto al loro hotel o dal loro hotel al tuo luogo, potresti voler far indicare agli ospiti se ne hanno bisogno. Qualcuno potrebbe anche non avere l’automobile e necessitare quindi un passaggio da altri ospiti!
Potresti usare queste informazioni per creare lo schema dei posti a sedere, per avere tavoli con una buona miscela di single e coppie.
Ci sono molte altre cose che potresti chiedere, come quale canzone desiderano ascoltare al ricevimento.
In un mondo perfetto, tutti gli invitati al tuo matrimonio leggono il tuo invito e rispondono subito, ma si sà… non è così!
Le persone che inviti sicuramente vogliono farti sapere che ci saranno il prima possibile, è solo che a volte la vita si mette di mezzo: Tenere questo in mente può aiutarti a gestire le tue aspettative e concentrarti su altri aspetti organizzativi del matrimonio.
Attendi fino alla scadenza del RSVP che hai indicato prima di utilizzare altri metodi per chiedere agli ospiti una risposta; Una volta che arriva la data termine e hai davvero bisogno di un conteggio finale degli ospiti, è il momento di inviare gentili promemoria.
Per alcuni sposi, inviare i promemoria può essere estremamente stressante, con la paura di offendere potenziali ospiti.
Anche se è sempre importante essere cortesi, hai tutto il diritto di contattare qualcuno per chiedere conferma se parteciperanno o meno.
Il RSVP è una parte fondamentale del tuo piano di comunicazione con gli ospiti: Pianificare attentamente le domande che desideri fare e come gli ospiti possono rispondere renderà tutto più facile quando sarà il momento di finalizzare la lista degli invitati.
In questo modo puoi passare meno tempo a preoccuparti di chi si presenterà e più tempo a pianificare una festa che i tuoi ospiti ameranno!
